Backup pentru firme mici: regula 3-2-1 explicată, cu costuri reale

Regula 3-2-1 înseamnă trei copii ale datelor, pe două tipuri de suport diferite, dintre care una ține-o în afara biroului. Pentru o firmă mică din România, asta se rezolvă de obicei cu un hard disk extern și un serviciu de backup în cloud, la un cost de câteva zeci de dolari pe an per calculator. Mai jos explic ce înseamnă fiecare cifră, ce alegi concret și cum verifici că ai un backup care chiar funcționează.

Ce înseamnă 3-2-1, pe înțelesul tuturor

Regula e descrisă la fel în mai multe surse de specialitate: trei copii în total (originalul plus două backup-uri), pe două tipuri de suport diferite, și una păstrată în alt loc (NAKIVO). Același articol atribuie recomandarea unor agenții guvernamentale, inclusiv CISA din SUA, dar eu nu am putut deschide documentul original, așa că tratează acea atribuire ca informație de mâna a doua.

Cifrele se traduc simplu în birou:

• 3 copii: fișierele de pe calculator, o copie pe un disc extern și o copie în cloud.
• 2 suporturi: de exemplu discul intern al calculatorului și un disc extern. Dacă ambele copii sunt pe același disc, un singur defect le pierde pe amândouă.
• 1 copie în afara locului: cloud sau un disc dus acasă la patron. Un incendiu, o inundație sau un furt nu mai ating această copie.

Un sertar cu două USB-uri în același birou nu înseamnă 3-2-1. Înseamnă două copii care se pierd împreună.

De ce nu ajunge discul extern lăsat conectat

Cea mai frecventă greșeală pe care o vedem la firme mici este un disc extern conectat permanent la calculator, pe care Windows face copii automat. Pare în regulă până apare un ransomware. Ghidul CISA împotriva ransomware spune că multe variante caută backup-urile accesibile și le șterg sau le criptează, iar victima rămâne fără cale de restaurare (CISA, Ransomware Guide).

Același ghid recomandă backup-uri offline și criptate pentru datele critice. În practică asta înseamnă că măcar una dintre copii nu trebuie să fie vizibilă permanent din rețea sau de pe calculatorul infectat: un disc pe care îl deconectezi după copiere, sau un serviciu cloud care păstrează versiuni mai vechi ale fișierelor.

Un disc extern deconectat rezolvă și o altă problemă, mai puțin dramatică: ștergerea accidentală. Dacă cineva șterge un folder și golește coșul, o copie sincronizată automat dispare odată cu originalul.

Cât costă o copie în afara biroului

Prețurile de mai jos le-am citit pe site-urile Backblaze la data de 12 octombrie 2026 și sunt în dolari, fără TVA sau conversie în lei. Verifică-le înainte să cumperi, pentru că se schimbă.

• Backup pentru un calculator: Backblaze Business Backup costă 99 USD pe an per calculator, cu backup nelimitat per dispozitiv și istoric de versiuni de un an inclus (Backblaze Business Backup). Varianta personală costă 9 USD pe lună sau 8,25 USD pe lună dacă plătești anual (Backblaze Personal Backup).
• Stocare pentru un server sau NAS: Backblaze B2 pornește de la 6,95 USD pe TB pe lună, primii 10 GB sunt gratuiți, iar descărcarea e gratuită până la de trei ori volumul stocat într-o lună (Backblaze B2 pricing).

Pentru un cabinet cu 3 calculatoare, varianta cu backup per calculator iese, la prețul listat, în jur de 300 USD pe an. Dacă datele firmei încap într-un TB, stocarea B2 pe un NAS sau pe un server iese mult mai ieftin, dar cere ca cineva să configureze software-ul de backup.

Există și alte servicii pe piață, iar Backblaze e doar exemplul pe care l-am putut verifica în această rulare. Compară oricum și opțiuni cu servere în Uniunea Europeană dacă lucrezi cu date personale ale clienților, pentru că asta contează la GDPR.

Cum arată o configurație simplă pentru 3-5 calculatoare

Nu ai nevoie de infrastructură complicată. O configurație care acoperă regula, fără bătaie de cap, arată așa:

1. Fișierele de lucru stau pe un singur loc clar: un folder partajat, un NAS sau un cont de cloud al firmei, nu risipite pe desktop-urile fiecăruia.
2. Un disc extern primește o copie săptămânală (sau zilnică, dacă datele se schimbă des) și se deconectează după. Se poate lua acasă periodic.
3. Un serviciu de backup în cloud copiază automat calculatoarele sau NAS-ul, cu păstrarea versiunilor.
4. Parola contului de backup e păstrată separat și protejată cu autentificare în doi pași.

Dacă ai un server mic sau un NAS, copia în cloud se face de pe el, nu de pe fiecare calculator. E mai ieftin și mai ușor de urmărit.

Testează restaurarea, altfel nu ai backup

Ghidul CISA cere explicit testarea periodică a disponibilității și integrității backup-urilor, într-un scenariu de recuperare după dezastru. Un backup care nu a fost niciodată restaurat e o presupunere, nu o garanție. Cauzele obișnuite ale eșecului sunt banale: programul s-a oprit acum câteva luni, folderul important nu era inclus, discul era plin sau parola de criptare s-a pierdut.

Un test realist durează un sfert de oră. Alege câteva fișiere la întâmplare, restaurează-le pe alt calculator și deschide-le. Fă asta la câteva luni și după orice schimbare de calculator sau de program de contabilitate.

Ce faci mai departe

Începe cu o listă a locurilor unde sunt datele firmei (calculatoare, telefon, email, programul de facturare), apoi bifează pentru fiecare dacă are cele trei copii. Dacă ai nevoie de ajutor la configurare sau la recuperarea datelor de pe un disc defect, ClickNest face service PC în Timișoara și configurări remote pentru firme din toată țara.

Surse:

• CISA: #StopRansomware Guide
• Backblaze B2 Cloud Storage pricing
• Backblaze Business Backup
• Backblaze Personal Backup
• NAKIVO: 3-2-1 Backup Rule